Navodila za pravilno izpolnjevanje potnih nalogov

Obračun potnih stroškov mora biti natančno izpolnjen, podpisan in obračunan v sedmih dneh po končani službeni poti. Pri obračunu upoštevamo samo dejansko prevožene kilometre in stroške. Potni nalogi naj bodo opremljeni z vsemi dokazili, ki smo jih prejeli na službeni poti. Ne bo odveč, če so priloženi tudi drugi računi ali listine, ki ne služijo za povračilo, temveč samo za dokaz, da je bila pot dejansko opravljena. Račun za pico ali sendvič (seveda kupljen v kraju potovanja) bo na primer potrjeval dejansko pot, čeprav stroškov računa ne izplačamo, saj jih pokriva že dnevnica. »e je bila za določen dan obračunana dnevnica, se za isti dan ne obračuna prehrana. Potni nalogi morajo biti zaporedno oštevilčeni, sistem številčenja pa je lahko določen znotraj posameznega podjetja. S tem dokazujemo, da so nastajali zaporedno v daljšem časovnem obdobju, in preprečimo, da bi jih kasneje kdo dodajal ali spreminja

Pi srednjem davčnem zavezancu z dejavnostjo trgovina na debelo je bil opravljen inšpekcijski pregled obračunavanje davkov in drugih dajatev od 1.11.2001 do 31.1.2003 in določenih podatkov v obračunih davka od dobička za leto 1998 in 2001. Zavezanec je med odhodki izkazal tudi povračila potnih stroškov(dnevnice, kilometrine), vendar na podlagi pregledanih potnih nalogov in obračunov stroškov ter listin, povezanih s posameznimi potovanji, ni bilo mogoče v vseh primerih ugotoviti, ali so bila potovanja dejansko res opravljena in za službene namene. Zato je bil zavezanec med postopkom pozvan naj predloži še dodatne listine, na podlagi katerih bi bilo mogoče nedvoumno ugotoviti točno vsebino in obseg poslovnih dogodkov, povezanihs posameznimi potnimi nalogi. Ker zavezanec takšnih listin ni dostavil, je davčni organ potne naloge, na podlagi katerih ni bilo mogoče nedvoumno ugotoviti točne vsebine in obsega poslovnih dogodkov, opredelil kot neverodostojne knjigovodske listine, saj samo na podlagi izdanih potnih nalogov in obračunov stroškov dnevnic in kilometrin ni bilo mogoče ugotoviti, da so bila potovanja opravljena. V postopku je bilo tudi ugotovljeno, da je bila na potnih nalogih, za katere je bilo ugotovljeno, da so skupaj z ustreznimi dokazili verodostojne knjigovodske listine, obračunana kilometrina, kljub temu da je imel zavezanec tri osebna vozila za opravljanje dejavnosti. V letu 2002 ni bil za potovanje s službenim osebnim vozilom izdan noben potni nalog. Iz potnih nalogov ne izhaja, da bi se z navedenimi vozili opravljale službene vožnje, vendar pa so v zvezi s temi vozili nastajali stroški goriva in tudi stroški vzdrževanja, servisiranja ipd. Zaradi navedenega so bili stroški kilometrin opredeljeni kot davčno nepriznani stroški in to v višini 17,6 mio SIT. Izplačana povračila potnih stroškov pomenijo osebni prejemek zaposlenih. (Davčni bilten letnik 5, št. 10)

Pri srednje veliki pravni osebi d.o.o., katere dejavnost je proizvodnja računalnikov in druge opreme za obdelavo podatkov, je bil opravljen celovit inšpekcijski pregled obračunavanja in plačevanja dajatev v letu 2002. Povračila stroškov zaposlenim v zvezi z delom (kilometrine) v znesku 10,4 mio SIT so bile v poslovnih knjigah in na davčnem obračunu izkazane na podlagi neverodostojnih listin - potnih nalogov (neoštevilčeni potninalogi, ni namena potovanja, ni podpisov odgovornih oseb...). Izplačana povračila potnih stroškov pomenijo osebni prejemek zaposlenih. (Davčni bilten letnik 5, št. 8-9).

---